Üdvözlünk az Inspire világában!| Hisszük, hogy „az ötlet csak a kezdet”| A szikra amiből maradandó élményeket valósítunk meg!| Engedd, hogy téged is inspiráljunk!

Briefing – fontos kérdések a tervezett esemény kapcsán

• A rendezvény neve, célja?
• Mi a rendezvény üzenete, mi a fő kommunikáció?
• Volt már ilyen rendezvény? Ha igen, akkor hol? Mik a tapasztalatok?
• Van-e olyan amit szeretnének mert már bevált, vagy amit biztosan nem szeretnének (program, helyszín, stb.)?
• A rendezvény tervezett létszáma?
• Hol tervezik az eseményt? Budapest / vidék, esetleg mindkettő szóba jöhet. Amennyiben vidék, milyen távolságra lehet a fővárostól?
• Vendégek átlagéletkora, férfi-női vendégek aránya, foglalkozása?
• Rendezvény várható időtartama, programmenet?
• Milyen típusú étkezést szeretnének? Van esetleg különleges étkezési igény? Italfogyasztás kapcsán is fontos az információ és az igények.
• Hogyan jutnak a helyszínre a résztvevők (szükséges transzfer biztosítása?)?
• Kapcsolódik az eseményhez online aktivitás, kampány…stb?
• Meghívás folyamata kapcsán várnak ajánlatot, vagy házon belül intézik?
• Van-e különleges technikai igény?
• Mi az, amit az ügyfél biztosít? Mit vár el az ügynökségtől?
• Mi az ajánlat leadásának határideje és nyelve?
• Van-e tervezett budget, költségvetés, amiből kiindulhatunk?

• Személyes kapcsolatfelvétel alkalmával egyeztetjük a projekt részleteit (BRIEF).
• Dedikált ügynökségi kapcsolattartónk által pontosítjuk a paramétereket, elvárásokat (REBRIEF).
• Belső team alakul az ajánlat összeállításához. Ötleteket, javaslatokat, koncepcióvázat, látványmood-okat készítünk.
• Folyamatos kommunikáció, konzultáció mentén véglegesítjük javaslatainkat.
• Megkeressük a megfelelő alvállalkozó partnereket, ajánlataikat egyeztetjük.
• Felmérjük a megszervezés logisztikai háttereit, többek mellett: áram-, terület-igényeket, behajtási, betelepülési, építés- bontási igényeket, hatósági / szabályozási megfeleléseket (tűzvédelem, biztosítás, egészségügy, stb.).
• Forgatókönyvet, ütemtervet, költségvetést készítünk.
• Ajánlat összeállítása, ötlet és koncepció kidolgozása, helyszín-programjavaslatok, látványelemek megjelenítése, eseményarculat kidolgozása, opcionális elemek.
• Ajánlat átadása, prezentálása.
• Ügyféllel való egyeztetések, szükséges módosítások elvégzése, ajánlat véglegesítése, szerződéskötés.

• A megkereséstől számított 48 órán belül dedikált kollégánk felveszi Önnel a kapcsolatot.
• Elvárások tisztázását (REBRIEF) követően az ajánlatadása, komplexitástól függően minimum 10-15 munkanap.
• Produkciók és helyszínek opciós foglalása, amennyiben nem nyílt opciós, maximum 7-10 munkanap.
• Események megszervezése (szerződéskötés és megvalósítás közötti időszak), komplexitástól függően minimum 15 munkanap.
• Szerződéskötés, kötbérmentes lemondási határidő minimum 30 nappal a rendezvényt megelőzően, amennyiben az alvállalkozói lemondási feltételek nem kötnek ki mást.
• Előleg beérkezésének határideje minimum 8 nappal az esemény előtt.
• Teljesítési igazolás legkésőbb a rendezvényt követően 24 órán belül.
• Végelszámolás, rendezvény zárása 3 munkanappal az eseményt követően.
• Rendezvény közös kiértékelése maximum 5 munkanappal az esemény után.
• Képek, videók átadása komplexitástól függően 3-15 munkanap.
• Szolgáltató teljesítésre való észrevételt kizárólag írásban, a rendezvényt követé 48 órán belül fogad el.

Az alábbi tájékoztató azt a célt szolgálja, hogy Ön a személyes adatainak Inspire Rendezvényügynökség Kft. (a továbbiakban: Inspire Kft.) által való kezelésével és védelmével kapcsolatos minden fontos információt megismerhessen. Jelen Szabályzat hatálya az Inspire Kft. fő- és egyéb tevékenységeihez (főként a rendezvényszervezés, csapatépítés szervezése, pr és online pr szolgáltatások, nyomdai- grafikai szolgáltatások) kapcsolódó adatok, illetve a www.inspire.hu címen elérhető weboldalhoz (a továbbiakban: weboldal) kapcsolódó adatkezelésekre terjed ki.

Milyen személyes adatokat kezelünk?

• Adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján
• Jogi kötelezettség teljesítésén alapuló adatkezelés
• Ügyféladatok: szerződő partnerek, kapcsolattartók adatainak kezelése – vevők, szállítók nyilvántartása
• Illetve olyan természetes személyek adatai, akik az érintett rendezvénnyel kapcsolatban kötött szerződés alapján kerülnek kapcsolatba az Inspire Kft-vel

Milyen célból kezelünk adatokat?

• egyrészt azért, hogy az Inspire Kft. az Önnel, mint magánszeméllyel vagy az Ön javára kötött szerződés alapján fennálló kötelezettségeinek eleget tudjon tenni
• másrészt azért, hogy az Önnel vagy az Ön javára kötött szerződéssel összefüggő jogszabályi kötelezettségeinek (így különösen számviteli, adó- és egyéb bevallások, nyomtatványok elkészítése és benyújtása, nyilatkozatok megtétele) az Inspire Kft. eleget tudjon tenni.

A kapcsolattartási adatok kezelése a szerződés teljesítése érdekében minden esetben megtörténik, marketing célú felhasználásuk azonban csak, a szerződéses szolgáltatás igénybevételéről szóló nyilatkozattól elkülönült külön hozzájárulás esetén történik meg.

Milyen elvek szerint kezeljük az adatokat?

• Az adatkezelés során csak a törvényben meghatározott, vagy az érintek által megadott adatokat kezeljük. A kezelt személyi adatok köre arányban áll az adatkezelés céljával.
• Az Adatkezelő a jóhiszeműség, a tisztesség és az átláthatóság követelményeinek megfelelően, az érintettekkel együttműködve jár el az adatkezelés során.
• Minden olyan esetben, ha a Személyes adatokat az Adatkezelő az eredeti adatfelvétel céljától eltérő célra kívánja felhasználni, erről az érintettet tájékoztatja, és ehhez előzetes, kifejezett hozzájárulását megszerzi, illetőleg lehetőséget biztosít számára, hogy a felhasználást megtiltsa.
• Adatkezelő a szerződés teljesítése érdekében neki megadott személyes adatokat nem ellenőrzi, ugyanakkor a jogi személyek megadott adatait nyilvánosan elérhető forrásból ellenőrizheti. A megadott adatok megfelelőségéért kizárólag az azt megadó személy felel.
• Az Adatkezelő az általa kezelt személyes adatokat – a törvényben meghatározott kötelező esetek kivételével - harmadik félnek át nem adja.

Az Adatkezelő a személyes adatokat az irányadó jogszabályoknak megfelelően kezeli. Az adatkezelésre irányadó jogszabályokat betartja:

• az Európai Parlament és a Tanács 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (a Szabályzatban: GDPR)
• az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a Szabályzatban: Infotv.),
• a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a Szabályzatban: Ptk.),
• a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a (a bizonylatok megőrzését illetően) (a Szabályzatban: Számviteli tv.).

Ki fér hozzá az Ön adataihoz?
A rögzített adatok tekintetében az adatkezelő az Inspire Rendezvényügynökség Kft. (székhely: 1136 Budapest, Hegedűs Gy. u. 43. képviselő: Mesterházy Dániel ügyvezető, nyilvántartó bíróság: Fővárosi Törvényszék, adószám: 12902150-2-41, e-mail: info@inspire.hu, telefon: 06-1- 331-6048) Az adatokhoz hozzáférnek a szerződés teljesítéséhez közvetlenül bevont Inspire Kft. munkatársai és alvállalkozói (pl. hostessek).

Meddig kezeljük az adatait?
A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év. A természetes személy szerződő fél szerződésben megadott adatai számviteli, adózási célú kezelésének jogalapja jogi kötelezettség teljesítése, ebben a körben az adattárolás időtartama 8 év.

Kérheti-e Ön az adatok törlését, illetve felhasználásuk korlátozását?
Ön az adatok kezelésére adott hozzájárulását bármikor visszavonhatja. Ilyen esetben – azon eset kivételével, amikor az érintett személyes adat kezelésére az Inspire Kft. jogszabály alapján köteles – az érintett adatot a hozzájárulással érintett célra a továbbiakban nem használjuk, Önnek megkereséseket – az adatai kezelésével összefüggő tájékoztatást kivéve – nem küldünk.

Hogyan férhet hozzá a személyes adataival kapcsolatos információkhoz?
Ön tájékoztatást kérhet tőlünk ingyenesen arról, hogy mely személyes adatait milyen célból, milyen módon kezeljük. Rendelkezési és hozzáférési jogait – éppen adatainak védelme érdekében – csak az Ön által kapcsolattartási adatként megadott e-mailcímről vagy telefonszámról érkező megkeresések alapján vagy előzetes személyazonosítást követően tudjuk biztosítani. Kérjük, írjon az info@inspire.hue-mail címre. Ugyanezeken az elérhetőségeken fogadjuk az adatkezelés jogszerűségével kapcsolatos panaszokat, elkérheti az Inspire Kft. teljeskörű adatvédelmi szabályzatát valamint szívesen látjuk az adatkezeléssel kapcsolatos intézkedésekre vonatkozó javaslatokat is. E Szabályzat alkalmazásában irányadó fogalom meghatározásokat a Rendelet 4. cikke tartalmazza. Ennek megfelelően emeljük ki a főbb fogalmakat:

1. „személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely tájékoztatás; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;

2. „adatkezelés”: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közléstovábbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;

3. „az adatkezelés korlátozása”: a tárolt személyes adatok megjelölése jövőbeli kezelésük korlátozása céljából;

4. „profilalkotás”: személyes adatok automatizált kezelésének bármely olyan formája, amelynek során a személyes adatokat valamely természetes személyhez fűződő bizonyos személyes jellemzők értékelésére, különösen a munkahelyi teljesítményhez, gazdasági helyzethez, egészségi állapothoz, személyes preferenciákhoz, érdeklődéshez, megbízhatósághoz, viselkedéshez, tartózkodási helyhez vagy mozgáshoz kapcsolódó jellemzők elemzésére vagy előrejelzésére használják;

5. „álnevesítés”: a személyes adatok olyan módon történő kezelése, amelynek következtében további információk felhasználása nélkül többé már nem állapítható meg, hogy a személyes adat mely konkrét természetes személyre vonatkozik, feltéve hogy az ilyen további információt külön tárolják, és technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosított, hogy azonosított vagy azonosítható természetes személyekhez ezt a személyes adatot nem lehet kapcsolni;

6. „nyilvántartási rendszer”: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető;

7. „adatkezelő”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;

8. „adatfeldolgozó”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;

9. „címzett”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;

10. „harmadik fél”: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak;

11. „az érintett hozzájárulása”: az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez;

12. „adatvédelmi incidens”: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

…amit, a járvány idején is valóra váltunk!

Igyekeztünk összeszedni számos lehetőséget, amivel bemutatjuk, milyen események valósíthatóak meg, a jelenlegi jogszabályok mellett.

Nem titkolt célunk, hogy az őszi és téli eseményekhez egy kis ízelítőt adjunk! Különböző rendezvénytípusokra javaslunk tanácsokat és ajánlunk koncepciókat.

Fontos számunkra, hogy ügyfeleink eseményei biztonságban megvalósuljanak, miközben vendégeik ugyanúgy megkapják az egyedi élményeket ezekben az időkben is, legyen szó egy konferenciáról vagy csapatépítő programról.

Ez kiindulási alap, melyet minden esetben az egyéni igények alapján pontosítunk és cégre szabunk.

Regisztráció

A rendezvény regisztrációhoz kötött. Minden résztvevő név és emailcím megadásával tud az eseményen résztvenni. A vendégek a regisztráció után, emailben kapják meg a belépéshez szükséges QR kódot és nyilatkozatot, melynek igazolása a rendezvényre való bejutás feltétele.

Beléptetés

A rendezvényhelyszínre a beléptetés QR kód segítségével, érintésmentesen történik. A konferencia során a beléptetés része a hőmérős, fertőtlenítő kapun való áthaladás. A „Get-Together” eseményeken lézeres hőmérővel mérjük meg a testhőmérsékletet. Hőemelkedés esetén (37, 40 ⁰C vagy magasabb) megkérjük a vendéget, hogy a kockázati tényezők csökkentése érdekében, ne vegyen részt az eseményen.

• A beltéri eseményen és/vagy helyszíneken az ajánlott távolság megtartását javasoljuk minden résztvevő számára a kockázati tényezők csökkentése érdekében.
• A lifteket személyzet üzemelteti a rendezvény ideje alatt, a lift használatát egy időben maximum 2 fő számára javasoljuk.
• A beltéri eseményen és/vagy helyszíneken maszk viselését ajánljuk.
• A lépcsőház ajtajai nyitva lesznek, illetve személyzetet biztosítunk az ajtók nyitogatására.

A helyszínekre történő belépéskor színes karszalagot biztosítunk, melyek segítségével könnyen jelezhetik a vendégek egymás számára a komfortszintjüket. Zöld karszalag: „Szívesen közeledem, nyitott vagyok az üdvözlésre.”Piros karszalag: „Kérlek, tartsuk  a javasolt távolságot.”

Berendezés

A konferenciaterem a távolságtartás jegyében lesz berendezve, a székek között minimum 60-70 cm távolság biztosított. A maszk viselését javasoljuk a nézőtéren.

Digitális kijelzők segítségével tájékoztatjuk és emlékeztetjük a résztvevőket az egészségbiztonsági szabályokra és azok betartására, valamint az egyéb óvintézkedésekre.

Takarítás/higiénia

A beltéri helyszínen a berendezést, az előírt szabályoknak megfelelően, virucid fertőtlenítő szerekkel tisztítjuk. A mosdók és a catering területek takarításának, fertőtlenítésének gyakoriságát növeljük. A konferencia egész területén érintésmentes kézfertőtlenítő állomásokat helyezünk el (bejáratoknál, mosdóknál, vendéglátás helyszínén).

Catering/étkezés

Minden étel és ital előrecsomagolt, melyeket a személyzet maszkban és kesztyűben oszt ki a résztvevők számára. (A catering cég minden olyan tagja, aki vendéggel érintkezik, maszkot és kesztyűt is visel).

Rendezvénytechnika

Azokat a technikai eszközöket, amelyek kapcsolatba kerülnek résztvevőkkel és/vagy prezentálókkal, minden használat előtt és után fertőtlenítjük.

Az előadók számára előre kijelölt, dedikált mikrofonokat biztosítunk. Szünetekben a teljes színpadi területet fertőtlenítjük. A technikai személyzet maszkot visel a rendezvény alatt. Azok a technikusok, akik az előadókkal és/vagy vendéggel kapcsolatba kerülnek, kesztyt is viselnek.